Gửi nhân viên tài năng ra nước ngoài có thể là một cách đầy hứa hẹn để họ mang những kiến thức học được về áp dụng cho công ty, tuy vậy theo một số thống kê điều đó có thể rất tốn kém khi chi phí khi ở nước ngoài bằng tới 3 lần mức lương hàng năm của họ.

Mặc dù tốn nhiều chi phí nhưng rất nhiều công ty không biết cách tận dụng tiềm năng mà những nhân viên ở nước ngoài của họ mang lại dẫn đến những kết quả đáng thất vọng. Thực tế không may đó xảy ra với những công ty không có được các quản lý tài năng để biết cách tối ưu hóa khả năng mà nhân viên của tích lũy được trong suốt thời gian họ ở nước ngoài.

Sau đây là 5 lời khuyên nhằm giúp cho việc đưa nhân viên ra nước ngoài học tập thực sự mang lại kết quả:

Đặt ra mục tiêu rõ ràng- và chọn đúng người

Trước khi bạn đưa bất kì ai ra nước ngoài, hãy đảm bảo rằng người bạn chọn phải phù hợp với yêu cầu ở nơi mà họ sẽ được chuyển đến: người đó phải có tư duy mở và cần biết thích nghi với nền văn hóa mới; bạn cũng suy xét về những kĩ năng mà người đó có thể phát triển được trong quá trình được đi học ở nước ngoài, và xác định xem những kĩ năng mới đấy sẽ làm lợi cho công ty, tổ chức của mình như thế nào.

Ở một vài công ty, kinh nghiệm quốc tế là một yêu cầu cho việc nắm các vị trí lãnh đạo. Trong khi đó với những vị trí làm việc ở văn phòng nước ngoài, có thể sẽ cần những yêu cầu mà chỉ có 1 người với kĩ năng cụ thể mới có thể đáp ứng được. Nếu bạn không thể thấy được bất cứ lợi ích mà công ty cũng như của chính nhân viên khi bạn muốn gửi họ đi nước ngoài mang lại, bạn nên xem xét quyết định của mình.

Trao đổi với thường xuyên với văn phòng ở nước ngoài- những người hỗ trợ

Khi gửi nhân viên ra nước ngoài làm việc, không có gì đáng ngạc nhiên nếu công ty bỗng dưng mất liên lạc với người này. Ví dụ như việc gửi email trao đổi thường xuyên không có nghĩa là họ đang ngồi ở văn phòng làm việc, đó có thể là dấu hiệu của việc họ bị mất phương hướng. Để ngăn chặn việc nhân viên của bạn có cảm giác lạc lõng ở môi trường mới, bạn cần thường xuyên trao đổi với  văn phòng đại diện ở nước ngoài về tình hình nhân viên của bạn, cũng như những gì bạn biết khi họ còn làm việc ở đây. Những người bạn trao đổi- những người hỗ trợ sẽ đóng vai trò rất quan trọng để giúp bạn đưa ra những quan điểm sáng suốt trong việc quản lý nhân viên của mình. Tóm lại, họ chính là người giải quyết những vấn đề có thể nảy sinh.

Những người hỗ trợ thành công nhất chính là những người đã từng có thời gian làm việc ở nước ngoài và có kinh nghiệm trong việc làm ở môi trường mới, không chỉ bởi sự khó khăn mà công việc đặt ra mà còn bởi thử thách trong việc ra nước ngoài rồi quay trở lại tiếp tục cống hiến cho công ty. Họ cũng cần phải có đủ kinh nghiệm trong việc tổ chức để có thể cố vấn cho những nhân viên ở nước ngoài trong việc làm cách nào có thể vượt qua những trở ngại tiềm năng và tận dụng tối đa những gì mình học hỏi được.

Giữ liên lạc thường xuyên

Việc giữ liên lạc thường xuyên đóng một vai trò cực kì quan trọng. Trong khi nhân viên cần phải chủ động trong việc tiếp cận với những người hỗ trợ thì những người hỗ trợ nên thường xuyên cập nhập tình hình của nhân viên, xác định xem làm thế nào để công ty có thể tận dụng những gì họ đang học hỏi và làm thế nào để nhân viên có thể tự phát triển khả năng của mình sau quá trình làm việc ở nước ngoài. Việc liên lạc này nên theo một quy trình chặt chẽ. Ví dụ nhân viên có thể cập nhật cho những người hỗ trợ hay những cổ đông liên quan khác không chỉ về tình hình công việc mà còn về bất kì kiến thức quan trọng nào họ đã học được mà có thể sử dụng ngay lập tức, như việc làm thế nào để một chiến dịch marketing có thể thành công hơn ở quốc gia kia.

Thực hiện kế hoạch tái hòa nhập

Việc liên lạc cũng bao gồm một cuộc trò chuyện trước khi kết thúc quá trình làm việc 6 tháng để thảo luận về việc tái hòa nhập. Đây là khoảng thời gian để nhân viên tự đưa ra các kế hoạch, phác thảo kĩ năng, trình độ, hiểu biết của mình để vận dụng khi họ trở về nước làm việc (hoặc trong một số trường hợp là tiếp tục tới các đất nước khác). Trong cuộc trò chuyện này, người hỗ trợ cần xây dựng kế hoạch về việc sẽ sử dụng kinh nghiệm của nhân viên như thế nào, thẳng thắn nói về những cơ hội có thể có trong quá trình làm việc. Đó có thể không phải là vị trí lí tưởng cho họ nếu trở về dựa vào tài năng của họ cũng như nhu cầu của công ty. Tuy nhiên theo các chuyên gia, đó chính là lý do cần thiết để có những sự trao đổi rõ ràng xuyên suốt quãng thời gian nhân công ty gửi nhân viên ra nước ngoài. Lường trước những gì có thể xảy ra là cách hữu hiệu nhất để để cả công ty và nhân viên có thể thu lại kết quả tốt trong và sau chuyến đi.

Bước tiếp theo là xây dựng kế hoạch cho nhân viên để tái hòa nhập sau khi trở về. Họ sẽ vẫn cần thời gian để làm quen lại môi trường làm việc và phát huy những gì họ học được sau 1 thời gian đi xa. Điều này có thể mất vài ngày, một tuần hoặc thậm chí là nhiều hơn thế. Dù thời gian có là bao lâu thì việc hòa nhập là bắt buộc và cần phải có kế hoạch rõ ràng.

Xây dựng kế hoạch tiếp nhận kiến thức từ những nhân viên vừa trở về

Cuối cùng, để thu lại được kết quả tốt nhất, các công ty phải đưa ra một kế hoạch cụ thể để giúp đỡ các nhân viên phổ biến lại kiến thức sau quá trình làm việc ở nước ngoài. Các công ty có thể đề nghị các nhân viên viết lại về những trải nghiệm của họ, những gì họ học được sau đó đưa lên mạng truyền thông nội bộ. Những bài viết đó sẽ có được nhận xét của những thành viên khác trong công ty. Các công ty cũng có thể sử dụng dữ liệu về hồ sơ nhân viên để làm nổi bật lên những kĩ năng họ học được trong quá trình làm việc ở nước ngoài. Một cách khác là các công ty có thể tổ chức một buổi thảo luận nội bộ chia sẻ kinh nghiệm với người phát biểu chính là những nhân viên vừa hoàn thành quá trình làm việc ở nước ngoài.

Với bất kì cách nào thì chìa khóa thành công chính là việc giúp những người tham gia chia sẻ về kinh nghiệm họ tích lũy được và tiếp tục nâng tầm, phát huy khả năng của họ trong tương lai và quan trọng nhất là chuyển giao kiến thức có giá trị của họ cho công ty.

Thu Thủy

Lược dịch Harvard Business Review

Vietnam Report